Diseñar y validar el funcionamiento de la Oficina de Proyectos RPA para la Gerencia de IT en la organización Lockton Sekuritas, para mostrar su capacidad de garantizar que las iniciativas emitidas por el negocio cumplen con las características necesarias de automatización y se alinean a los objetivos estratégicos de la empresa.

• Determinar oportunidades de mejora dentro de Lockton Sekuritas donde la Oficina de Proyectos RPA pueda generar un impacto positivo, cerrar brechas de capacidades de TI, y ser clave para mejorar los procesos asociados a la gestión de proyectos.
• Establecer un modelo para la Oficina de Proyectos RPA que integré roles, procesos y herramientas necesarios para gestionar proyectos de automatización con Robot Process Automation (RPA) de manera eficiente, aportando valor a la empresa y que se alineé con los objetivos estratégicos de la Gerencia de IT en Lockton Sekuritas.
• Desarrollar un plan detallado que contemple los recursos, cronogramas, procedimientos y metodologías necesarias para la puesta en marcha de la Oficina de Proyectos RPA, garantizando su sostenibilidad y escalabilidad.
• Simular parte del funcionamiento de la Oficina de Proyectos RPA mediante la realización y documentación de procesos clave asociados a la operación de la oficina que tengan en cuenta los estandares y metodologías propuestas, y en el marco de la realización un proyecto piloto de RPA.

Análisis y Diagnóstico:

• Análisis del Modelo de Gobierno de TI.  Se realizó un análisis del modelo de gobierno de TI para comprender la estructura organizacional AS-IS, y los mecanismos de toma de decisiones en Lockton Sekuritas.
• Evaluación de Gestión de Proyectos basada en COBIT 2019. Se llevó a cabo una evaluación de la gestión de proyectos, utilizando el marco COBIT 2019 (proceso BAI11), con el objetivo de determinar el nivel de madurez de la organización en la gestión de proyectos..
• Análisis de Stakeholders.  Este análisis permitió identificar y clasificar a los stakeholders clave, que le permita a la PMO de RPA establecer una comunicación eficaz, gestionar expectativas, tomar decisiones informadas y monitorear tanto la satisfacción como el compromiso de los Stakeholders que influenciarán y se verán afetados.
• Analisis de GAPS de TI AS-IS vs TO-BE. Se realizó una valoración de las capacidades actuales de TI de Lockton Sekuritas, utilizando un marco de referencia de la industria para comparar el estado AS-IS con el estado TO-BE, con el objetivo de identificar las capacidades existentes que pueden ser aprovechadas para fortalecer los procesos de la PMO de RPA e identificar como cerrar las brechas.
• Modelo de Negocio. Se analizó el portafolio de servicios de Lockton Sekuritas para entender los servicios de negocio que ofrece a sus clientes, de los cuales se derivan los procesos que serán automatizados. Se analizó también la estructura de negocio para identificar los elementos internos y externos que contribuyen a la generación y entrega de valor hacia los stakeholders. Esto permitirá a la PMO de RPA entender mejor somo los procesos se relacionan con el negocio.

Diseño:

• Modelo de Project Management Office (PMO) propuesto.  Se propone un modelo de oficina de proyectos especializada en RPA, basado en los estándares del Project Management Institute (PMI), diseñado para gestionar eficientemente los proyectos de automatización.
• Marco de Referencia para el Desarrollo de la PMO de RPA. Este marco le permite  a Lockton Sekuritas una estructurar y gestionar eficientemente los proyectos de automatización con RPA .
• Caso de Negocio de la PMO de RPA. Se desarrolló un caso de negocio que evalúa diferentes escenarios, ofreciendo una recomendación fundamentada para la implementación de la PMO de RPA. Este modelo optimiza la inversión y maximiza los beneficios estratégicos y operativos para el negocio.
• Mapa de capacidades de la Oficina de Proyectos de RPA. Se identificaron las competencias clave necesarias para la PMO de RPA, incluyendo habilidades técnicas y de gestión, esenciales para garantizar el éxito de los proyectos de automatización.
• Estructura Organizacional TO-BE. Se diseñó una estructura organizacional inicial y a mediano plazo para apalancar la PMO de RPA, incluyendo responsabilidades y funciones clave de los roles involucrados en los procesos de automatización.
• Matriz RACI. Se desarrolló una matriz RACI para garantizar una gestión clara y eficiente de roles y responsabilidades, permitiendo a Lockton Sekuritas alinear de forma clara a las personas involucradas en los proyectos de RPA.
• Procesos de la PMO de RPA. Procesos clave para el correcto funcionamiento de la PMO de RPA, garantizando la sostenibilidad de las automatizaciones, la evaluación de su valor y la comunicación clara de resultados a los tomadores de decisiones.
• Modelo de indicadores de desempeño. Se estableció un modelo de indicadores alineado al modelo estratégico de la organización, permitiendo medir y controlar el desempeño de la PMO de RPA y de los proyectos de automatización implementados.
• Plan de cambio organizacional y cultural Se diseñó un plan para superar la resistencia al cambio y facilitar la transición hacia una cultura organizacional que adopte la PMO de RPA y sus proyectos, asegurando una implementación exitosa.
• Mapa de ruta para la implementación de la PMO.  incluye fases, secuencia de actividades y duraciones estimadas, sirviendo como base que sirve para que Lockton Sekuritas desarrolle un plan detallado de dirección de proyecto.
• Riesgos para la implementación de la PMO de RPA. Este artefacto le ayudará a la organización a identificar, evaluar y gestionar los riesgos que podrían afectar el éxito del proyecto.
• Simulación del Funcionamiento de la PMO de RPA
• Se realizó un Proyecto Piloto,  donde se logró evidenciar el tiempo invertido, estimar  los ahorros y validar el impacto estratégico que se lograría al mejorar mediante procesos de la PMO de RPA un proceso de cumplimiento de una norma regulatoria importante para el negocio.

• Aumento de la eficiencia en la ejecución de proyectos
• Identificación riesgos y optimización recursos
• Metodología de Alineación de Proyectos
• Aseguramiento que todos los proyectos se ejecuten bajo estándares y normas de calidad.
• Definición de roles en los equipos de proyectos.
• Visión consolidada de la cartera de proyectos.  
• Optimización de recursos, cumpliendo con los plazos y presupuestos establecidos. 

Beneficios tangibles

• Estandarización de Procesos asociados a proyectos reduce en 3 semanas la ejecución de un proyecto.
• Evaluación de Riesgo asociados a proyectos de RPA genera eficiencias de 12 semanas en la cartera de proyectos.
• Metodología de priorización de proyectos genera 15% de reducción del tiempo en proyectos de RPA.
• Inversión en PMO
• ROI del 19%
• PayBack Time 3 años

Testimonios

“Este trabajo refleja el espíritu de Lockton Sekuritas, lograron absorber los valores, misión y visión de la empresa orientando los resultados a los objetivos y la importancia de los colaboradores en los procesos” Juan Stiefken, CEO.

“Los resultados presentados en el proyecto de contar con una PMO de RPA son muy claros y necesarios en nuestros procesos” Sebastian Barreto, Gerente de Operaciones.