El proyecto tiene como objetivo detallar, analizar y modelar el proceso precontractual actual, identificando áreas de mejora y diseñando un flujo optimizado. Se realizarán pruebas de concepto para validar el nuevo flujo y en una etapa posterior y fuera del alcance de este proyecto, se buscará implementar su automatización a partir del año 2024, con el fin de mejorar la eficiencia y reducir los tiempos en la gestión de contratos de TI en la Oficina de Sistemas del Sena.

• Establecer los instrumentos de diagnóstico aplicables al mejoramiento del proceso precontractual del SENA, oficina de sistemas. 
• Realizar un levantamiento de información que permita un análisis estático y diagnóstico del proceso precontractual actual de la Oficina de Sistemas del SENA, identificando el contexto, los macroprocesos, subprocesos clave, actividades, procedimientos, los responsables y los flujos de información involucrados entre procesos.  
• Realizar una arquitectura de procesos de negocio, BPA por sus siglas en ingles de alto nivel de la organización.  
• Documentar los elementos de la arquitectura actual (AS IS) que soportan el proceso precontractual del SENA, utilizando vistas de arquitectura, detallando las aplicaciones, servicios actores, modelo de datos, indicadores y la infraestructura tecnológica. 
• Desde los diagnósticos utilizados identificar y documentar las brechas, debilidades, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora del proceso precontractual actual, con el objetivo de proponer una mejora al proceso que busque reducir los tiempos de ejecución. 
• Modelar el proceso precontractual actual y posteriormente optimizado utilizando la notación BPMN (Business Process Model and Notation), que refleje las mejoras identificadas y proporcione una representación clara y precisa del nuevo flujo. 
• Realizar pruebas de concepto para validar la viabilidad y la eficacia del modelo de proceso precontractual optimizado, evaluando su funcionamiento en situaciones reales y realizando los ajustes necesarios. 
• Realizar un mapa de ruta del proyecto de mejoramiento del proceso precontractual del SENA en el que se plasmen, el punto de inicio, alcance, tiempos, recursos, hitos importantes, la posible arquitectura de transición, la cultura y el plan adopción, hasta su finalización.  
• Documentar la arquitectura esperada (TO BE) después de revisar la propuesta de proceso con las mejoras en el mapa de ruta. 
• Desarrollar una prueba de concepto sobre una herramienta tecnológica adecuada para la automatización del flujo precontractual optimizado, que permita agilizar la ejecución del proceso, minimizar errores y proporcionar trazabilidad en la gestión de los contratos de TI. 
• Establecer un plan de implementación del flujo precontractual optimizado, definiendo los pasos, los plazos y los recursos necesarios para llevar a cabo la transición del proceso manual actual a la automatización a partir del año 2024. 
• Proponer un método para evaluar y monitorear continuamente la efectividad y el impacto de la implementación del nuevo flujo precontractual automatizado, realizando seguimiento de los indicadores clave de desempeño y realizando ajustes si es necesario.

• Modelo BPMN: El modelo BPMN nos permitió representar visualmente el flujo del proceso precontractual actual, lo que facilitó la identificación de áreas críticas y oportunidades de optimización.
• Arquitectura AS-IS: Este análisis permitió una comprensión completa de la infraestructura existente, los componentes tecnológicos, y la interrelación entre ellos. Al desglosar la arquitectura actual, se identificaron sus fortalezas y debilidades, sentando así las bases para una transformación efectiva hacia la arquitectura to-be propuesta. Este enfoque proporcionó información esencial para desarrollar una solución que no solo satisfizo las necesidades actuales, sino que también generó escalabilidad y adaptabilidad de la misma para el futuro de la Oficina de Sistemas del SENA..
• Análisis DOFA: Se realizó un análisis integral que abarcó las dimensiones de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA) del proceso precontractual actual. Esto nos proporcionó una visión completa de los factores internos y externos que impactan en el proceso. El DOFA fue desarrollado cuidadosamente a través de sesiones de trabajo colaborativas con los actores clave del proceso precontractual. Durante estas sesiones de trabajo, se realizó una inmersión profunda en el proceso precontractual actual. Se involucró activamente a los individuos que conocen el proceso desde adentro, quienes aportaron su experiencia, conocimiento y perspectivas valiosas. El propósito de esas sesiones fue explorar y comprender las complejidades del proceso, identificar sus elementos fundamentales y, lo más importante, analizar las interacciones entre los factores internos y externos que influyen en su desarrollo.
• Matriz de Riesgos: La gestión efectiva de riesgos es una parte integral de cualquier proyecto que busca mejorar procesos y maximizar la eficiencia operativa. En nuestro caso, el proceso precontractual es una piedra angular para la adquisición de servicios y bienes esenciales para el funcionamiento del SENA, lo que lo convierte en un componente crítico de nuestras operaciones. Este análisis de riesgos fue fundamental para tomar decisiones informadas y proactivas en la planificación y ejecución del proyecto de optimización. Nos permitió anticipar y mitigar los obstáculos que podrían surgir durante el proceso de mejora del flujo precontractual, asegurando así que el proyecto avanzara de manera efectiva y se alcanzara los resultados deseados.
• Análisis DOFA Cruzado: El análisis DOFA Cruzado nos permitió ir más allá de una visión superficial del proceso precontractual. Nos sumergió en el entorno completo en el que opera la Oficina de Sistemas, lo que nos permitió identificar no solo las fortalezas y debilidades internas, sino también las oportunidades y amenazas que surgieron del contexto externo. Al cruzar estos factores, pudimos obtener una comprensión más profunda y matizada de cómo se relacionan y cómo pueden influirse mutuamente.
• Análisis de brechas: Después de haber identificado los insights que existieron entre el estado actual del proceso precontractual y el estado deseado, fue necesario realizar un análisis profundo de las brechas para informar estrategias efectivas de mejora. El análisis de brechas fue un proceso detallado que nos permitió comprender a fondo las deficiencias existentes y determinar las acciones correctivas necesarias para alcanzar nuestros objetivos de optimización. El objetivo principal de este análisis fue proporcionar una visión clara de las áreas que requieren intervención y cambio. Cada brecha se examinó desde varias perspectivas, incluyendo operatividad, recursos, tecnología y cumplimiento normativo. 
• Estrategias para el cierre de brechas: Para cerrar las brechas identificadas en el proceso precontractual de la Oficina de Sistemas del SENA, fue crucial diseñar estrategias de mejora y planificar la implementación de soluciones efectivas.
• Matriz de beneficios: En el proceso de planificación y ejecución de un proyecto de la magnitud y alcance del "Proyecto de Optimización del Flujo Precontractual en la Oficina de Sistemas del SENA", fue fundamental evaluar no solo los riesgos y desafíos, sino también los beneficios potenciales que se esperaban lograr mediante ésta matriz.
• Flujo del proceso propuesto: El flujo propuesto TO-BE representó una visión de cómo debería funcionar el proceso precontractual una vez que se implementaran las mejoras y optimizaciones planificadas. Es el resultado de una cuidadosa planificación, diseño y consideración de las necesidades de la Oficina de Sistemas del SENA y de los comentarios de los actores involucrados.
• BPA de alto nivel: El Blueprint de Procesos de Alto Nivel (BPA) es un artefacto que proporcionó una representación detallada y completa del flujo precontractual optimizado. Esta herramienta actúó como un manual detallado que guió a los actores involucrados a través de cada etapa del proceso, proporcionando instrucciones claras, roles y responsabilidades, flujos de trabajo, indicadores clave de desempeño (KPIs) y las herramientas tecnológicas necesarias para ejecutar el proceso de manera efectiva.
• Arquitectura TO-BE: La Arquitectura TO-BE representó la infraestructura tecnológica y los sistemas necesarios para respaldar el flujo precontractual optimizado. Esta herramienta permitió representar un plan detallado para la implementación de la arquitectura TO-BE, incluyendo hardware, software, integraciones y cualquier otro componente tecnológico relevante. Nuestra meta fue diseñar una arquitectura sólida, escalable y capaz de adaptarse a las necesidades cambiantes de la Oficina de Sistemas del SENA. Esto incluyó la selección de herramientas y plataformas tecnológicas que permitieron una ejecución eficiente del proceso precontractual, la gestión efectiva de documentos y la automatización de tareas donde era necesario operar.

• Eficiencia operativa: mejora en los tiempos de ejecución del proceso pre contractual. 
• Mejor calidad en el servicio: Reducción de errores y mayor trazabilidad en la gestión de contratos de TI.
• Innovación y tecnología:  Implementación de una prueba de concepto para la automatización del flujo precontractual.
• Cultura organizacional: Alineación de la cultura organizacional con los cambios propuestos.
• Transparencia y documentación:  Documentación clara de la arquitectura actual (AS IS) y esperada (TO BE).
• Cumplimiento y seguimiento: Evaluación y monitoreo continuo de la efectividad en la implementación de un sistema que permite realizar el proceso de acuerdo con lo contenido en el manual de contratación. Así mismo, se documenta el proceso y se establecen responsables con tiempos de entrega.
• Satisfacción de usuarios